引言：
近期，全国各地主管部门都在紧锣密鼓地制定事业发展“十四五”规划，为了向大家提供更多参考借鉴，国家局外事办公室有关负责人编译了美国早先制定的、正在实施的事业发展规划，以飨读者。
美国国家与文件署（NARA）是一个独立机构，成立于1934年，负责鉴别、保护、保存和公开联邦政府所有的3个分支机构的历史文件。美国国家与文件署负责管理联邦政府的，管理总统图书馆系统，管理博物馆，开展教育和公共项目，监督政府范围内的管理活动，并为其他机构提供文件临时存储服务；出版《联邦公报》，并通过联邦历史出版物和文件委员会提供资助；对国家安全信息进行适当的解密，调解有关《信息自由法案》的争议，并监督机构有关机密和受控、非机密信息的行为。
美国国家与文件署以传统（模拟）形式保存的具有永久价值的联邦和总统超过500万立方英尺（相当于125亿页），还存有795MB（兆字节）的电子文件。美国国家与文件署通过线上联邦目录，在美国各地的公共阅览室提供文件利用服务，并处理通过书信、电子邮件和电话提出的查档需求。美国国家与文件署通过官方网站、教育和公共项目，以及在华盛顿的国家馆和13个总统图书馆举办的展览让更多公众接触文件。美国国家与文件署拥有超过70万件文件，主要是总统资料，这些资料丰富了历史背景，有助于了解美国国家与文件署文件中记录的历史事件。
美国国家与文件署为其他联邦机构提供各种服务。包括：通过联邦文件中心计划有偿存储和服务其他机构的近2800万立方英尺的文件；通过法规、政策、培训和监督帮助其他机构履行其联邦文件管理职责；通过《联邦公报》发布公告并征求公众对机构规则制定的意见，从而改善监管过程；管理历史和机密文件的解密，并为机构提供标准化流程，以确保在解密过程中辨识和适当考虑他们的利益；通过向联邦机构和行业提供保护敏感政府信息的标准，以及帮助在行政部门有效实施《信息自由法案》来支持政府范围内的信息政策。
使命、愿景和价值观
使命宣言：推动开放，促进公众参与，并通过开放高价值的政府文件来加强国家民主。
任务：让公众可以查阅保管和管理的联邦政府。公众查阅政府可以加强民主，因为美国人可以要求享有公民权利，让政府承担责任，了解历史，以便他们能够更有效地参与政府事务。
愿景：将以获取大量政府信息的先进方式和前所未有的参与度而闻名，为美国的经验带来更大意义。
与其他联邦机构、私营部门和公众合作，提供文件、数据、背景等信息，时间、地点、使用的方式以及如何改变美国公众与政府的关系。将领导和信息行业，确保在数字世界中蓬勃发展。
价值观：协作，在尊重、沟通、诚信和团队合作基础上，创建一个开放、包容的工作环境；创新，鼓励创新、投资创新，打造未来；学习，通过不断的学习追求卓越，并在所知的和服务时所做的事情上变得更加智能。价值观反映了共同愿望，即支持和鼓励长期致力于公共服务、公开和透明的承诺，以及保管的政府文件。
转型成果
美国国家与文件署转型是一个不断审查评估机构的运作、计划和战略方向的过程，目的是将其转变成一个充满活力和现代化的机构。转型要求定期与外部组织、同行机构和用户接触，以推动创新，并在电子文件管理、科学和高效运营方面展现领导作用，要求我们培养一种灵活的新组织文化，能随机应变、接受风险、奖励创新，并不断改进。
美国国家与文件署的转型由6个“转型成果”指导目标，这些成果描述了将如何在现代环境中完成使命。即：
一个NARA——将像一个整体一样工作，而不仅仅是作为组成部分。
走在前面——将电子信息置于各项工作的首要位置，并相应地发挥美国国家与文件署的领导作用。
一个由领导组成的机构——将培养一种领导文化，不仅是作为一个职位，而是作为开展工作的方式。
一个很好的工作场所——将信任并授权所有员工，他们是机构最重要的资源，将美国国家与文件署打造成一个很好的工作场所。
一个以客户为中心的组织——将创建结构和流程，使员工能够更有效地满足客户需求。
一个开放的NARA——将开放组织边界，向他人学习。
战略目标1：实现利用
“实现利用”肯定了“公众利用”是美国国家与文件署的核心使命，这是一个更高的使命，赋予所有工作以目的和意义。我们正在超越让文件可供查找的传统角色，而是通过线上向美国公众提供越来越多的电子文件，使用灵活的工具和可访问的资源来促进公众的参与，从而实现利用。为了实现这一目标，美国国家与文件署必须将保存的上百万模拟格式的文件数字化，跟上每年接收新文件的速度，并开发新的方法，帮助公民通过线上联邦目录找到文件。
1.1 到2021财年，美国国家与文件署将整理82%的馆藏，供公众查阅和利用。
整理是指美国国家与文件署为提供有效的查阅途径而必须采取的行动。包括：进行基本的馆藏维护，在联邦目录中提供文件简介，让公众知道文件可供查阅，并将文件输入美国国家与文件署的馆藏控制系统，以便美国国家与文件署工作人员可以在需要时检索和提供这些文件。
美国国家与文件署必须加快处理速度，提高可查阅文件的总比例，即便文件的总量每年都在增长。目前，美国国家与文件署78%的传统（模拟）文件和89%的电子文件已完成整理。考虑到美国国家与文件署的馆藏规模，这意味着有相当数量的文件尚未得到整理，无法供公众查阅。此外，美国国家与文件署每年收到约10万立方英尺的传统（模拟）格式的新文件。每年移交的新电子文件数量庞大。
策略：全面部署标准化整理程序和内部控制，以及基准性能测试；开发在现代化电子馆2.0信息系统中整理电子文件的新应用程序；探索尖端技术，如高级搜索，实现大量电子文件的自动整理。
1.2 到2024财年，美国国家与文件署将对5亿页文件进行数字化，并通过联邦目录在线向公众开放。
美国国家与文件署已承诺将其所有传统（模拟）馆藏数字化，并在网上向公众开放。美国国家与文件署拥有约125亿页模拟格式的文档、照片、胶片和其他文件，其中的大部分只能本人亲自在公共查阅室进行查阅，或根据特定用户要求提供复制品。
美国国家与文件署必须加快数字化进程，解决联邦目录中的技术限制，以便公众可以在任何地方查阅美国国家与文件署的文件。如今，美国国家与文件署已将近2.35亿页的文件数字化，但目前只有约15%的数字可通过联邦目录向公众开放。解决目录背后的技术问题是具有一定难度的，该问题直接限制了美国国家与文件署向系统添加新数字文件的能力。
策略：与新型合作伙伴建立新的公私数字化伙伴关系；将数字化纳入全国单位的职责；在整个企业范围内获取和提供数字化设备和软件；使联邦目录现代化，以解决可扩展性问题。
1.3 到2025财年，美国国家与文件署将为联邦目录中所述的95%的馆藏提供新一代数字检索工具。
检索工具是帮助查阅人员在特定文件组合、馆藏集合或一系列材料中查找信息的工具。美国国家与文件署的工作人员擅长根据模拟文件的物理位置创建检索工具。然而，美国国家与文件署一直在努力将这些技术应用于电子环境。美国国家与文件署必须开发新产品，帮助公众查阅、探索和发现数字化和电子文件。
策略：建立设计和用户体验方面的能力，以便更好地了解用户需求；在不同平台上试点检索工具，以找到最有效的交付方法；开发模型和管理流程，以适应去中心化和点对点式的下一代检索工具。
原载于《中国报》2021年4月5日 总第3661期 第三版 | 